เมื่อเชนไทยบริหาร HR ทั้งหมดบน LINE

1. พนักงานของคุณอยู่บน LINE อยู่แล้ว

LINE คือที่ที่คนไทย 53 ล้านคนใช้ชีวิตอยู่ทุกวันครับ มันคือสิ่งแรกที่พนักงานของคุณเปิดตอนเช้า และเป็นสิ่งสุดท้ายที่พวกเขาเช็กก่อนนอน ทีมในครัว แคชเชียร์ ผู้จัดการสาขา ทุกคนอยู่ในนั้นอยู่แล้ว ทุกกะ ทุกวันครับ

แต่เครื่องมือ HR ส่วนใหญ่กลับสู้กับความจริงข้อนี้ครับ พวกมันขอให้พนักงานโหลดแอปแยก สมัครบัญชีใหม่ และเรียนรู้หน้าจอใหม่ ก่อนที่พวกเขาจะได้เห็นกะของตัวเองด้วยซ้ำ คำขอเพียงข้อเดียวนี้แหละคือต้นตอของปัญหาการใช้งานจริง แอปที่ไม่มีใครเปิด ก็บริหารตารางงานของคุณไม่ได้ครับ

2. ทำไมแอป HR แยกถึงไม่เวิร์กในไทย

บนกระดาษ แอป HR เฉพาะทางฟังดูเป็นมืออาชีพครับ แต่ในเชนร้านไทย มันค่อยๆ ตายเงียบๆ ด้วยเหตุผลที่ปฏิบัติได้จริงมากๆ ดังนี้ครับ:

• ความยุ่งยากในการโหลด: ทุกการติดตั้งใหม่คือขั้นตอนที่พนักงานหลุดออกไป โดยเฉพาะพาร์ตไทม์และคนใหม่ที่เข้าออกบ่อย
• การใช้งานต่ำ: ถ้ามีแค่ครึ่งทีมที่ติดตั้ง คุณก็จะต้องบริหาร 2 ระบบพร้อมกัน ทั้งแอปและ LINE
• ภาระการอบรม: ต้องมีคนสอนทุกสาขาว่าใช้ยังไง แล้วก็ต้องสอนซ้ำกับคนใหม่ทุกครั้ง
• พนักงานไม่สนใจ: ไอคอนใหม่บนหน้าจอจะถูกเปิดตอนวันเงินเดือนออก แล้วก็ลืมไปตลอดทั้งเดือน ส่วน LINE ถูกเช็กทั้งวันครับ

บทเรียนง่ายมากครับ คุณไม่ได้ชนะเรื่องการใช้งานด้วยการขอให้คนเปลี่ยนนิสัย แต่คุณชนะด้วยการไปหาพวกเขาในนิสัยที่พวกเขามีอยู่แล้วครับ

3. "HR บน LINE" หมายความว่าอะไรจริงๆ สำหรับเชนร้าน

"HR บน LINE" ไม่ใช่กลุ่มแชทกับสติกเกอร์ไม่กี่ตัวครับ แต่หมายถึงงาน HR ครบชุดที่เชนของคุณต้องทำทุกสัปดาห์ ส่งตรงเข้า LINE โดยไม่ต้องมีแอปแยกและไม่ต้องอบรม ดังนี้ครับ:

• จัดตารางงาน: สร้างตารางครั้งเดียว กดส่ง แล้วทุกคนเห็นกะของตัวเอง
• เช็กอินด้วย GPS: พนักงานเช็กอินกะพร้อมตำแหน่ง คุณจึงรู้ว่าพวกเขาอยู่ที่สาขาที่ถูกต้อง
• การขอลา: พนักงานขอลาได้ในแชทเลย
• ชั่วโมงพร้อมเข้าระบบเงินเดือน: ชั่วโมงทำงานรวมยอดอัตโนมัติและส่งออกเพื่อทำเงินเดือน
• การแจ้งเตือน: ทุกการเตือนและอัปเดตมาถึงใน LINE ที่ซึ่งมันถูกอ่านจริงๆ ครับ

4. สร้างมาเพื่อเชนหลายสาขา

ร้านเดียวกับเชนเป็นคนละโจทย์กันครับ พอมีหลายสาขา คุณต้องเห็นภาพรวมทั้งหมดโดยไม่เสียการควบคุมในระดับสาขา WorkCo ให้คุณมีมุมมองส่วนกลางมุมเดียวที่เห็นทุกสาขา ขณะที่แต่ละสาขายังมีผู้จัดการและบทบาทของตัวเอง สำนักงานใหญ่เห็นทั้งเชน ส่วนผู้จัดการสาขาทำงานกับทีมของตัวเองเท่านั้นครับ

สำหรับเชน ส่วนที่ทรงพลังที่สุดคือ LINE Official Account สำหรับ HR ที่เป็นแบรนด์ของคุณเองครับ แทนที่จะยืมช่องทางทั่วไปมาใช้ พนักงานของคุณจะได้รับทุกตารางงานและอัปเดตจาก LINE Official Account ของเชนเอง พร้อมชื่อและโลโก้ของคุณ มันให้ความรู้สึกเหมือนระบบ HR ภายในองค์กร เพราะมันคือระบบนั้นจริงๆ ครับ

สำหรับเชนตั้งแต่ 10 สาขาขึ้นไป โปรแกรม WorkCo Founding Partner จะสร้าง LINE Official Account สำหรับ HR ที่เป็นแบรนด์ของคุณ และตั้งค่าให้พร้อมกับคุณครับ คุณจะไม่ได้แค่รับล็อกอินมาแล้วถูกปล่อยให้ทำเอง เราจะตั้งค่าไปด้วยกัน หากต้องการคุยรายละเอียด ใช้แบบฟอร์มติดต่อในหน้าสำหรับเชนของเราได้เลยครับ

5. ใช้งานจริงเป็นยังไง

นี่คือหนึ่งสัปดาห์ ตั้งแต่ต้นจนจบครับ:

1. คุณสร้างตารางทั้งสัปดาห์: จัดตารางให้ทุกสาขาได้จากหน้าจอเดียว ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างร้าน
2. กดส่ง: แตะครั้งเดียวเพื่อส่งตารางออกไป
3. พนักงานทุกคนได้รับกะของตัวเองใน LINE: ไม่ต้องไล่หาในกลุ่ม ไม่ต้องเลื่อนจอ แต่ละคนเห็นเฉพาะกะของตัวเอง
4. พนักงานเช็กอินด้วย GPS: พอถึงเวลาเข้ากะ ก็แตะเช็กอินพร้อมตำแหน่ง
5. ขอลาในแชท: อยากลาหยุด? ก็ขอใน LINE ตรงนั้นเลย
6. ผู้จัดการอนุมัติด้วยปุ่มเดียว: ผู้จัดการสาขาเห็นคำขอ แล้วอนุมัติหรือปฏิเสธได้ทันที
7. ส่งออกชั่วโมงเพื่อทำเงินเดือน: พอจบงวด ชั่วโมงทำงานก็รวมยอดและพร้อมส่งออกอยู่แล้วครับ

ไม่มีใครโหลดแอป ไม่มีใครนั่งอบรม ทั้งสัปดาห์เดินอยู่ในแชทที่พวกเขาอยู่แล้วครับ

6. ผลลัพธ์: การใช้งานจริง งานแอดมินน้อยลง

เราจะพูดกับคุณตรงๆ ครับ การบริหาร HR บน LINE ไม่ได้เสกให้ทุกปัญหาหายไปอย่างน่าอัศจรรย์ คนก็ยังโทรลาป่วย ผู้จัดการก็ยังต้องใช้วิจารณญาณตัดสินใจ แต่สิ่งที่มันกำจัดออกไปคือชั้นของอุปสรรคที่ค่อยๆ ทำให้เครื่องมืออื่นพังเงียบๆ ครับ

เพราะไม่มีอะไรต้องติดตั้ง อุปสรรคในการเริ่มใช้งานจึงเกือบเป็นศูนย์ครับ เพราะตารางงานอยู่ในที่ที่พนักงานดูอยู่แล้ว การใช้งานจึงเกิดขึ้นจริง ไม่ใช่แค่ในทฤษฎี และเพราะการลาและชั่วโมงทำงานมีโครงสร้าง ไม่กระจัดกระจายอยู่ในแชท คุณจึงใช้เวลากับงานแอดมินและการไล่ตามน้อยลงมากครับ

บริหาร HR ในที่ที่พนักงานของคุณอยู่แล้ว นั่นแหละคือหัวใจทั้งหมดครับ

7. คำถามที่พบบ่อย