The Floor · ไต้หวัน
คู่มือการใช้งาน
เชนในไต้หวันจัดการทั้งการจัดกะและการลาบน LINE ได้ยังไง
คำตอบสั้นๆ คือ ย้ายทั้งลูปเข้าไปในที่ที่ทีมของคุณอยู่แล้ว นั่นคือ LINE บทความนี้จะพาดูทีละขั้น ตั้งแต่จัดกะ ส่งเข้า LINE พนักงานเห็นกะตัวเองใน LINE เช็คอินด้วย GPS ขอลาใน LINE ให้ผู้จัดการอนุมัติ ไปจนถึงส่งออกชั่วโมงเพื่อทำเงินเดือน ทั้งหมดนี้เกิดใน LINE พนักงานหน้าร้านจึงไม่ต้องโหลดแอปใหม่และแทบไม่ต้องเทรน
1. ทำไม "อยู่ใน LINE" ถึงเปลี่ยนทุกอย่างสำหรับเชน
พนักงานหน้าร้านในไต้หวันใช้ LINE อยู่แล้วทุกวัน ปัญหาของระบบ HR ส่วนใหญ่ไม่ใช่ฟีเจอร์ไม่พอ แต่คือพนักงานไม่ยอมโหลดแอปใหม่ ไม่ยอมจำรหัสผ่านใหม่ พอต้องทำแบบนั้น การใช้งานจริงมักพังตั้งแต่สัปดาห์แรก โดยเฉพาะในเชนที่คนเข้าออกเยอะและอายุหลากหลาย
WorkCo คือ LINE mini app (แอปเล็กที่รันในตัว LINE) พนักงานเปิดใช้จาก LINE ที่ใช้อยู่แล้ว ไม่มีแอปใหม่ ไม่มีรหัสผ่านใหม่ นี่คือเหตุผลที่แทบไม่ต้องเทรน ตารางถูกส่งเข้า LINE ของแต่ละคนตรงๆ เปิดขึ้นมาก็เห็นกะของตัวเอง สำหรับเชนที่มีหลายสาขา จุดนี้คือความต่างระหว่าง "ทุกคนใช้จริง" กับ "มีแต่ผู้จัดการไม่กี่คนที่ใช้"
2. ภาพรวมของลูปทั้งหมด
ก่อนลงรายละเอียด นี่คือเส้นทางทั้งหมดที่เกิดใน LINE:
- จัดกะ: ผู้จัดการแตะเพื่อกำหนดกะให้พนักงานแต่ละคน
- ส่งเข้า LINE: ตารางถูกส่งเข้า LINE ของพนักงานแต่ละคน
- พนักงานเห็นกะตัวเอง: เปิด LINE ก็เห็นกะของตัวเองทันที
- เช็คอิน GPS: ตอนเข้างานกดเช็คอิน ระบบยืนยันว่าอยู่ที่สาขาจริง
- ลา: พนักงานขอลาใน LINE ผู้จัดการอนุมัติใน LINE
- ส่งออกชั่วโมง/เงินเดือน: ชั่วโมงและ OT ออกเป็นรายงานพร้อมทำเงินเดือน
3. ขั้นที่ 1 ถึง 3: จัดกะ ส่งเข้า LINE และให้พนักงานเห็น
ในหน้าจัดกะของ WorkCo ผู้จัดการแตะเพื่อกำหนดว่าใครทำกะไหนในวันไหน (tap-to-assign แตะครั้งเดียวก็กำหนด) จัดครบทั้งสัปดาห์แล้วกดส่ง ตารางจะถูกส่งเข้า LINE ของพนักงานแต่ละคนแยกกัน ไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องแปะในกลุ่ม ไม่ต้องส่ง Excel
ฝั่งพนักงาน เปิด LINE ขึ้นมาก็เห็นกะของตัวเองชัดเจน วันไหน เวลาไหน สาขาไหน เพราะมันอยู่ใน LINE ที่ดูอยู่แล้ววันละหลายสิบครั้ง โอกาสที่จะ "ลืมดูตาราง" หรือ "ไม่เห็นข้อความ" จึงต่ำลงมาก
WorkCo ทำงานได้ทั้งภาษาจีนดั้งเดิม อังกฤษ และไทย ดังนั้นถ้าเชนของคุณมีพนักงานหลายภาษา แต่ละคนก็เห็นตารางในภาษาที่ตัวเองถนัด
หน้าจอจริง · ตารางกะ
ทั้งสัปดาห์อยู่ในตารางเดียว แตะช่องเพื่อกำหนดกะ แล้วกดส่งครั้งเดียวครับ
4. ขั้นที่ 4: เช็คอินด้วย GPS
พอถึงเวลาเข้างาน พนักงานกดเช็คอินใน LINE ระบบใช้ GPS ยืนยันว่าอยู่ที่สาขาจริง ไม่ใช่เช็คอินจากที่บ้าน สำหรับเชนที่มีหลายสาขา นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการรู้ว่าใครมาถึงแล้ว ใครยังไม่มา โดยไม่ต้องมีเครื่องตอกบัตรที่หน้าร้านทุกสาขา
ชั่วโมงจริงจากการเช็คอิน/เช็คเอาต์จะถูกบันทึกไว้ ซึ่งจะกลายเป็นฐานของรายงานชั่วโมงในขั้นสุดท้าย
หน้าจอจริง · การเข้างาน
วันทำงาน ชั่วโมงรวม และการมาสาย นับจากการเช็กอินจริง และส่งออกได้เลยครับ
5. ขั้นที่ 5: ลาใน LINE ผู้จัดการอนุมัติในที่เดียว
นี่คือจุดที่กลุ่มแชทมักจะพัง เมื่อพนักงานขอลาหรือสลับกะกันเองในกลุ่ม ข้อความหาย ไม่มีใครกดอนุมัติชัดเจน และตารางจริงไม่เคยตรงกับที่ตกลงกัน
ใน WorkCo พนักงานยื่นขอลาใน LINE ผู้จัดการได้รับแจ้งเตือนและกดอนุมัติหรือปฏิเสธใน LINE เหมือนกัน เมื่ออนุมัติแล้ว ตารางและชั่วโมงจะอัปเดตตามอัตโนมัติ ทุกอย่างมีร่องรอยชัดเจน ไม่ต้องไล่หาในแชท
การอนุมัติที่ดีที่สุดคือการที่ทั้งพนักงานและผู้จัดการไม่ต้องออกจาก LINE เลยแม้แต่ครั้งเดียว
หน้าจอจริง · การลา
พนักงานขอลาใน LINE ผู้จัดการกดอนุมัติหรือปฏิเสธในที่เดียว พร้อมเห็นวันลาคงเหลือครับ
6. ขั้นที่ 6: ส่งออกชั่วโมงเพื่อทำเงินเดือน
พอสิ้นเดือน ชั่วโมงจริงจากการเช็คอิน/เช็คเอาต์ บวกลบการลาที่อนุมัติแล้ว จะออกมาเป็นรายงานชั่วโมงและ OT ที่พร้อมนำไปทำเงินเดือน แผนกบัญชีนำไปคิดต่อได้เลย ไม่ต้องนั่งรวมตัวเลขจากแต่ละสาขาทีละไฟล์
ข้อควรรู้: WorkCo ทำให้การรวมชั่วโมงง่ายขึ้นมาก แต่การคำนวณค่าจ้างและค่าล่วงเวลาสุดท้ายควรยึดตามกฎหมายแรงงานและประกาศของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และยืนยันกับผู้เชี่ยวชาญด้านแรงงานสำหรับกรณีของคุณ
7. เชนหลายสาขาใช้จริงในแต่ละวันยังไง
แต่ละสาขาจัดกะและเช็คอินของตัวเอง แต่ชั่วโมงทั้งหมดเข้าสู่ระบบเดียวกัน ผู้จัดการสาขาดูแลกะและอนุมัติการลาของสาขาตัวเอง ส่วนสำนักงานใหญ่ไม่ต้องรอสิ้นเดือนแล้วมานั่งไล่รวมไฟล์ Excel ที่รูปแบบไม่เหมือนกันอีกต่อไป
นี่คือสิ่งที่ทำได้จริงในระดับที่ใหญ่พอ ลูกค้ารายใหญ่ที่สุดของเราบริหาร 30 สาขา และพนักงานกว่า 150 คนบน WorkCo ระบบเดียว สำหรับเชน 10 สาขาขึ้นไป เราช่วยวางระบบให้ทั้งเชน มาคุยกับเราได้
คำถามที่พบบ่อย
พนักงานต้องโหลดแอปใหม่ไหม?
ไม่ต้อง WorkCo เป็น LINE mini app (แอปเล็กที่รันในตัว LINE) เปิดใช้ใน LINE ได้เลย พนักงานยังใช้ LINE ที่ใช้อยู่ทุกวัน ไม่ต้องไปโหลดแอปใหม่ ไม่ต้องจำบัญชีหรือรหัสผ่านใหม่ นี่คือเหตุผลที่พนักงานหน้าร้านแทบไม่ต้องเทรน ตารางถูกส่งเข้า LINE ของแต่ละคนตรงๆ เปิดขึ้นมาก็เห็นกะตัวเอง
ผู้จัดการจัดกะทั้งสัปดาห์บน LINE ยังไง?
ผู้จัดการแตะใน WorkCo เพื่อกำหนดกะให้พนักงานแต่ละคนในแต่ละวัน (tap-to-assign แตะครั้งเดียวก็กำหนด) จัดครบทั้งสัปดาห์แล้วกดส่ง ตารางจะถูกส่งเข้า LINE ของพนักงานแต่ละคนแยกกัน ทั้งกระบวนการเกิดใน LINE ไม่ต้องเปิดระบบบนคอมพิวเตอร์หรือใช้แอปอื่นอีกตัว
การลาจัดการใน LINE ยังไง?
พนักงานยื่นขอลาใน LINE ได้เลย ผู้จัดการจะได้รับแจ้งเตือนและอนุมัติหรือปฏิเสธใน LINE เมื่ออนุมัติแล้ว ตารางและชั่วโมงจะอัปเดตตาม ไม่ต้องพึ่งข้อความในกลุ่มที่ต่างคนต่างพิมพ์ และไม่มีใครพลาดเห็น
เชนหลายสาขาใช้ชุดเดียวกันได้ไหม?
ได้ แต่ละสาขาจัดกะและเช็คอินของตัวเอง แต่ชั่วโมงทั้งหมดเข้าสู่ระบบเดียว สำนักงานใหญ่ไม่ต้องมานั่งรวม Excel ที่รูปแบบต่างกันตอนสิ้นเดือน ลูกค้ารายใหญ่ที่สุดของเราบริหาร 30 สาขาและพนักงานกว่า 150 คนบน WorkCo ระบบเดียว ไต้หวันใช้ฟรีเมื่อมีพนักงานไม่เกิน 20 คนทั้งกลุ่ม ฟีเจอร์ครบ ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ไม่จำกัดจำนวนสาขา เกินจากนั้นหรือมีตั้งแต่ 5 สาขาขึ้นไป คิด NT$1,900 ต่อสาขาต่อเดือนบน LINE OA ของคุณเอง เชน 10 สาขาขึ้นไปคุยกับเราได้
ชั่วโมงส่งออกไปทำเงินเดือนได้ไหม?
ได้ หลังพนักงานเช็คอินด้วย GPS ชั่วโมงจริงและ OT จะถูกบันทึกไว้ WorkCo ออกรายงานชั่วโมงที่พร้อมนำไปทำเงินเดือนให้ บัญชีนำไปคิดต่อได้เลย ไม่ต้องรวมทีละสาขาด้วยมือ ทั้งนี้การคำนวณค่าจ้างและค่าล่วงเวลาสุดท้ายควรยึดตามกฎหมายแรงงานและประกาศของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ย้ายทั้งลูปเข้ามาใน LINE
WorkCo ในไต้หวันใช้ฟรีเมื่อมีพนักงานไม่เกิน 20 คน เริ่มใน LINE ได้เลย ฟีเจอร์ครบ ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ถ้ามี 10 สาขาขึ้นไป คุยกับทีมเราเพื่อวางระบบทั้งเชน