The Floor · 台灣
實作指南
台灣連鎖店如何用 LINE 管理整個排班與請假流程
先給結論：把整套流程搬進你的團隊本來就待著的地方，也就是 LINE。這篇文章會一步步走完整個循環，從排班、送進 LINE、員工在 LINE 看到自己的班、GPS 打卡、在 LINE 提出請假給主管審核，一路到把工時匯出去算薪資。全部都在 LINE 裡完成，第一線員工不必下載新 App，也幾乎不用訓練。
1. 為什麼「就在 LINE 裡」對連鎖來說是關鍵
台灣的第一線員工，本來就每天在用 LINE。多數人事系統的問題不是功能不夠，而是員工不肯下載新 App、不肯記新密碼。一旦要他們這麼做，實際使用往往在第一週就崩掉，尤其是在人員流動高、年紀分佈廣的連鎖。
WorkCo 是一個 LINE 小程式（在 LINE 裡直接跑的小 App）。員工從本來就在用的 LINE 開啟，沒有新 App、沒有新密碼，這正是幾乎不用訓練的原因。班表直接送進每個人的 LINE，一打開就看到自己的班。對多分店的連鎖來說，這就是「所有人都真的在用」跟「只有幾個主管在用」的差別。
2. 整個循環一次看懂
在拆解細節之前，先看整條路徑，全部都在 LINE 裡發生：
- 排班：主管點一下，把班指派給每位員工。
- 送進 LINE：班表送進每位員工的 LINE。
- 員工看自己的班：打開 LINE 就看到自己的班。
- GPS 打卡：上班時打卡，確認人真的在門市。
- 請假：員工在 LINE 提出請假，主管在 LINE 審核。
- 工時／薪資匯出：工時與加班產出可直接算薪的報表。
3. 第一到三步：排班、送進 LINE、員工看到
在 WorkCo 的排班畫面裡，主管點一下就設定誰在哪一天上哪個班（tap-to-assign，點一下就指派）。整週排完後按下送出，班表就分別送進每位員工的 LINE。不用列印、不用貼到群組、不用寄 Excel。
員工這一端，打開 LINE 就清楚看到自己的班：哪一天、幾點、哪一間門市。因為它就在他們一天要看幾十次的 LINE 裡，「忘了看班表」或「沒看到訊息」的機會就大幅降低。
WorkCo 支援繁體中文、英文、泰文，所以如果你的連鎖有多語言員工，每個人都能用自己習慣的語言看班表。
實際畫面 · 排班
整週在同一張表裡，點一格指派一個班，最後按一次送出。
4. 第四步：GPS 打卡
上班時間到，員工在 LINE 裡按下打卡，系統用 GPS 確認人真的在門市，而不是在家裡打卡。對多分店的連鎖來說，這是最簡單的方式，知道誰到了、誰還沒到，而不必在每一間門市都裝一台打卡機。
打卡上下班的實際工時會被記錄下來，這些就是最後一步工時報表的依據。
實際畫面 · 出勤
出勤天數、總工時與遲到次數，都是從實際打卡算出來的，可以直接匯出。
5. 第五步：請假在 LINE，主管一處審核
這正是群組聊天最容易出包的地方。當員工在群組裡自己請假或互相換班，訊息被洗掉、沒有人清楚地按下核准，實際班表也永遠對不上大家講好的內容。
在 WorkCo 裡，員工在 LINE 提出請假申請，主管收到通知，一樣在 LINE 裡核准或退回。核准後，班表與工時就自動跟著更新。每一件事都有清楚的紀錄，不用再回頭在聊天裡翻找。
最好的審核流程，是員工和主管從頭到尾都不必離開 LINE。
實際畫面 · 請假
員工在 LINE 裡送出請假，主管在同一個地方按核准或退回，剩餘天數也一起看得到。
6. 第六步：把工時匯出去算薪
到了月底，打卡上下班的實際工時，加上已核准的請假，會產出一份可直接算薪的工時與加班報表。會計拿著就能跑薪資，不必再一個檔案一個檔案把各門市的數字手動兜起來。
提醒：WorkCo 讓收集工時變得容易許多，但最終的工資與加班費計算，仍應以勞基法與主管機關公告為準，並就你的個案與勞動法專業人員確認。
7. 多分店連鎖每天實際怎麼跑
每間門市各自排班、各自打卡，但所有工時都進到同一套系統。分店主管管自己門市的班和請假審核，總部則不必再等到月底、再去把格式不一的 Excel 檔兜起來。
這在夠大的規模上是行得通的。我們最大的客戶就用同一套 WorkCo 管理 30 間門市、超過 150 位員工。10 間以上的連鎖，我們會協助整鏈導入，歡迎跟我們聊聊。
常見問題
員工需要下載新的 App 嗎？
不用。WorkCo 是一個 LINE 小程式（在 LINE 裡直接跑的小 App），直接在 LINE 裡開啟。員工用的還是他們每天都在用的 LINE，不必到商店下載新 App、不必記新帳號密碼。這也是第一線員工幾乎零訓練就能上手的原因，班表會直接送進他們的 LINE，打開就看到自己的班。
主管怎麼在 LINE 上排一整週的班？
主管在 WorkCo 裡點一下就把某位員工指派到某一天的某個班（tap-to-assign，點一下就指派），排完整週後送出，班表就會分別送進每位員工的 LINE。整個過程都在 LINE 裡完成，不需要另外開電腦系統或另一個 App。
請假怎麼在 LINE 裡處理？
員工在 LINE 裡就能提出請假申請，主管會收到通知並在 LINE 裡審核通過或退回。核准後，班表與工時會跟著更新，不用再靠群組訊息你一言我一語，也不會有人漏看。
多分店的連鎖也能用同一套嗎？
可以。每間門市各自排班、各自打卡，工時都進到同一套系統，總部不必月底再去把每間格式不同的 Excel 兜起來。我們最大的客戶就用同一套 WorkCo 管理 30 間門市、超過 150 位員工。台灣在整個集團員工不超過 20 人時免費使用，功能全開、免信用卡，門市數不設上限；超過 20 人，或門市達 5 間以上，為每店每月 NT$1,900，使用你自己的 LINE 官方帳號；10 間以上的連鎖，歡迎跟我們聊聊。
工時可以匯出去算薪資嗎？
可以。員工用 GPS 打卡後，實際工時與加班會被記錄下來，WorkCo 會產出可直接拿去算薪的工時報表，讓會計接著跑薪資，不用再一間一間手動加總。實際薪資與加班費計算仍應以勞基法與主管機關公告為準。